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Outils et fonctionnalités

  • TeamMate Analytics contient plus de 150 outils et fonctionnalités qui permettent aux auditeurs d’effectuer des analyses de données en toute simplicité.

    Test Library

    La Test Library de TeamMate Analytics regroupe 200 tests d’audit, entièrement documentés, pour vous aider à trouver les analyses applicables à vos audits et à mettre en œuvre votre programme d’audit. Les tests couvrent un large éventail de domaines, y compris les dépenses, les RH, les journaux et la loi sur les pratiques de corruption à l’étranger. Les tests expliquent comment les exécuter, le cas échéant, pourquoi et comment en interpréter les résultats. La majeure partie des tests inclut également des modules personnalisés que vous pouvez utiliser individuellement ou fusionner pour rendre la réalisation de tests la plus simple possible.

    Les utilisateurs confirmés peuvent également écrire leurs propres tests, y joindre des modules et les ajouter à la Test Library pour les partager avec des collègues.

    Préparation des données

    TeamMate Analytics intègre un certain nombre d’outils qui vous permettent de préparer vos données avant de commencer l’analyse.

    Import Wizard vous permet de convertir les rapports imprimés, les fichiers au format PDF et les fichiers texte dans Excel, prêts pour l’analyse, y compris l’extraction d’informations dans les en-têtes, les pieds de pages, les sous-totaux, etc., afin que la totalité des champs de données puissent être capturés. Vous pouvez enregistrer vos modèles d’importation et les partager avec des collègues afin de faciliter et de reproduire l’importation de rapports mal formatés.

    Manipulate Fields inclut 33 outils qui vous permettent d’affiner vos données pour les préparer à être analysées, par exemple en supprimant les espaces, en les convertissant en majuscules ou en séparant les débits et les crédits. L’outil Normalize fields (normalisation des champs) standardise les mots et peut être utilisé pour normaliser les champs contenant notamment des adresses, en convertissant av. ou ave. en avenue, en supprimant les symboles et la ponctuation, etc.

    Sheet Checker vérifie vos données en recherchant des problèmes, tels que les colonnes, les totaux, les feuilles de calculs protégées, les tableaux croisés dynamiques, etc. vides et les supprime pour vous. Sheet Checker s’active avant chaque analyse de données afin de veiller à ce que vos données soient nettoyées.

    Il existe encore d’autres outils simples, qui permettent de créer des en-têtes de documents de travail, d’ajouter des graduations, de gérer les détails d’un projet, de convertir des formules en valeurs, de convertir les tableaux croisés dynamiques, de supprimer le formatage inutile, ainsi qu'un outil « Global Find and Replace » (rechercher et remplacer) pour effectuer des recherches dans les classeurs ouverts ou des dossiers entiers.

    Modules personnalisés

    Nos modules personnalisés uniques vous permettent de lancer un ensemble de plusieurs tests en une seule fois et d’en tirer un seul et même rapport. Ils facilitent l’audit en continu en vous permettant d’effectuer les mêmes tests à chaque fois en cliquant simplement sur quelques boutons. Pour les équipes d’audit plus importantes, les modules personnalisés peuvent être utilisés pour partager les tests de meilleures pratiques parmi les membres de l’équipe.

    TeamMate Analytics comprend une série de modules personnalisés prédéfinis pour l’audit des frais de déplacements, des inventaires, des journaux du grand livre, des actifs immobilisés, des créances, des comptes débiteurs, des salaires et des RH. Chaque module comprend de nombreux tests conçus spécifiquement pour ce domaine d’audit. Vous pouvez les utiliser en l’état ou les modifier, en les exploitant comme base pour vos propres modules.

    Vous pouvez également mettre au point des modules à partir de zéro, en associant et en personnalisant les 27 composantes des tests, et ce de manière graphique, sans aucun script nécessaire. Ces composantes couvrent des domaines similaires à ceux des tests d’analyses de données ci-dessous.

    Analyses de données

    Vous pouvez également effectuer des tests individuels. TeamMate Analytics propose une série complète d’outils pour analyser vos données.

    Column Statistics offre un rapport détaillé des données dans chacune de vos colonnes, y compris lorsque les cellules sont au format texte, numérique, contiennent des dates ou sont vides, en calculant des totaux ou des fourchettes à partir des chiffres et des dates. Il est intéressant de lancer cet outil pour chaque rapport que vous utilisez afin de le valider sur son intégralité et de veiller à ce que chaque colonne contienne les valeurs appropriées..

    Quick Visualizer vous permet de naviguer entre chaque colonne de données et vous fournit une représentation de son contenu sous forme graphique. Cet outil ajuste automatiquement le graphique pour présenter les données de façon optimale dans chaque colonne. Cela vous assure une excellente compréhension de vos données et peut vous aider à repérer les anomalies et les domaines qui méritent d’être examinés plus attentivement. Vous pouvez également le lancer sur les résultats obtenus à l’aide d’autres outils, pour obtenir une représentation visuelle de ces résultats et vous aider à les interpréter.

    Manipuler les feuilles de calcul

    Join 2 Sheets fusionne deux feuilles, en se basant sur une colonne commune correspondante. Cela peut paraître simple mais les utilisations de cette fonctionnalité se comptent par centaines et il s’agit de l’un des outils les plus utilisés par de nombreux utilisateurs.

    Append Sheets fusionne de multiples feuilles qui ont toutes la même structure de colonnes. Par exemple, lorsque vous avez des rapports distincts pour chaque vendeur, chaque entrepôt, etc. que vous souhaitez regrouper en un seul rapport.

    Ledger Split divise un rapport en plusieurs feuilles de calcul, en se basant sur les valeurs d’une colonne. Par exemple, il peut diviser une liste d’inventaire sous forme d’un onglet distinct pour chaque entrepôt.

    Highlight Changes compare deux versions d’une feuille de calcul ou d’un classeur et souligne et résume toutes les différences entre les formules ou les valeurs.

    Sheet Index ajoute simplement un index sur la feuille de calcul, avec un résumé des feuilles de calculs dans le classeur et en ajoutant des hyperliens sur lesquels cliquer pour chacune d’elle. C’est un excellent moyen de naviguer plus facilement dans des classeurs particulièrement volumineux.

    Résumer

    Quick Summary résume rapidement et simplement vos données en se basant sur une colonne sélectionnée.

    Advanced Summary résume vos données avec un certain nombre d’options supplémentaires, tels que les regroupements et les tabulations croisées.

    Aging résume les données contenant des dates dans des bandes. Vous pouvez trier les dates par rapport à une date fixe (la fin de l’année par exemple) ou à une autre colonne de dates pour trouver les différences entre elles.

    Heat Matrix résume vos données et les colore afin de vous aider à visualiser les points sensibles (les domaines avec des valeurs plus élevées ou plus faibles).

    Stratify divise les données en bandes qui contiennent des plages de valeurs et vous permet de sélectionner des échantillons aléatoires à partir de chacune des bandes.

    Lead Schedules crée des feuilles maîtresses pour chaque dossier, basés sur une balance générale des comptes, en résumant et en regroupant les comptes pour faciliter le rapprochement avec les états financiers et les tâches d’audit.

    Extraire

    Exception Report extrait tous les dossiers qui correspondent aux critères que vous avez indiqués. Vous pouvez associer jusqu’à 3 critères et les comparer à des valeurs fixes, des colonnes ou des listes de dates.

    Duplicates extrait les dossiers en doublon, en se basant sur la totalité des lignes ou sur des critères indiqués (3 maximum). Vous pouvez également effectuer un test « same, same, different » en recherchant par exemple les cas de deux colonnes dupliquées mais avec une troisième différente.

    Gaps recherche les éléments manquants dans une séquence de nombres ou dans des références partiellement numériques, telles que des vérifications ou des journaux manquants.

    Words and Phrases examine une feuille de calcul ou une série qui inclut le nombre de mots ou de phrases que vous avez spécifié, tels que « en suspens », « jour de pluie », « inconnu », etc. Cette fonction peut également utiliser des valeurs issues d’une liste enregistrée dans les options ou les valeurs d’une série dans une feuille de calcul.

    Top and Bottom extrait simplement les X dossiers les plus volumineux et les plus petits dans vos données.

    Out of Mask extrait les dossiers dans lesquels un champ ne correspond pas à un format prédéfini, tels qu’un compte bancaire ou des numéros de sécurité sociale.

    Sequential Invoices identifie toutes les situations pour lesquelles un fournisseur a émis plusieurs factures avec des références séquentielles.

    Numeric Analysis

    Benford’s Testing (le test d’adéquation à la Loi de Bendford) effectue une analyse numérique afin d’identifier des modèles inhabituels dans les données. Cela inclut les 1er, 2ème, 3ème tests et les tests à 2 chiffres, ainsi que diverses options afin d’évaluer l’importance des écarts.

    Outliers extrait des dossiers dans lesquels le montant s’écarte significativement de la valeur moyenne.

    Number Analysis extrait tous les dossiers qui présentent un montant arrondi, par ex. pour 100 000, toutes les valeurs qui se terminent par « 999 » ou les valeurs nulles.

    Analytical Review compare deux colonnes de nombres et calcule les différences absolues et en pourcentage entre elles.

    Number Checker compare deux colonnes de nombres et recherche les éventuels chiffres manquants ou des erreurs de transposition entre elles.

    Regression Analysis compare 2 à 4 colonnes pour rechercher une corrélation, recherche les valeurs aberrantes ou devine les valeurs futures (analyse prédictive) à l’aide de la régression linéaire.

    Échantillonnage

    Monetary Unit Sample estime, extrait et évalue un échantillon sélectionné de manière statistique dans vos données.

    Random Sample extrait plusieurs éléments échantillonnés de manière aléatoire de vos données.

    Systematic Sample extrait tous les « énièmes » éléments de vos données.

    Stratified Sample divise vos données en bandes, en se basant sur une colonne numérique ou de date, et sélectionne un échantillon aléatoire dans chaque bande.

    Attributes Sample calcule une taille d’échantillon en se basant sur les méthodologies publiées par l’Institute of Internal Auditors et de l’American Institute of Certified Public Accountants puis extrait les échantillons en utilisant les méthodes aléatoires ou systématiques. Vous pouvez également évaluer les résultats des échantillons testés.

    Autres outils / caractéristiques

    Multi Drill Down vous permet d’exécuter la fonction « Show Detail » (afficher les détails) sur plusieurs cellules d’un tableau croisé dynamique en même temps, soit en exportant les résultats dans des feuilles distinctes, soit dans une feuille unique.

    Double Click to Sort vous permet de trier facilement vos données en double-cliquant dans la ligne 1 de la colonne. Cette fonction peut être désactivée dans les options.

    Quick Stats fournit des statistiques sur les cellules sélectionnées dans le menu contextuel. Le fait de sélectionner une statistique enregistre la valeur dans le presse-papier, afin que vous puissiez facilement la coller dans une autre cellule ou même dans un autre document/programme.

    Quick Filter et Quick Extract vous permettent de filtrer ou d’extraire rapidement des éléments qui correspondent aux cellules sélectionnées.