• Blog

บล็อก

  • โอกาสสำหรับทีมตรวจสอบภายในจากการออกแบบพื้นที่ทำงานสมัยใหม่

    1 มีนาคม 2561 | โดย Sio Naidoo, B.Compt, MPA-MBA, PMIIA, CIA

    องค์กรต่างๆ ทั่วโลกกำลังตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงแนวโน้มของโลกในด้านแรงงาน ผลกระทบของเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่เปี่ยมด้วยนวัตกรรม ส่งผลให้มีวิธีการใหม่ๆ ในการทำงานและการมีปฏิสัมพันธ์กันระหว่างพนักงาน อีกทั้งยังมีแรงผลักดันจากองค์กรที่ต้องการลดต้นทุนและบริหารความเสี่ยงด้วยวิธีการใหม่ๆ เชิงนวัตกรรม ฝ่ายบริหารจะให้ความสำคัญกับ งานคือสิ่งที่คุณทำ มากกว่าที่ๆ คุณไป

    เทคโนโลยีและนวัตกรรมมีความสามารถมากขึ้นที่จะนำเอาพรสวรรค์ ทรัพยากร โอกาส และความคิด มารวมกันได้อย่างกลมกลืนตามความต้องการ พนักงานนำเอาวิธีการใหม่ๆ มาใช้ และได้รับผลประโยชน์จากการออกแบบพื้นที่ทำงานให้สอดรับกับพฤติกรรมการทำงาน (Activity Based Working: ABW) ในหลากหลายสถานที่ทำงาน ไม่ว่าจะเป็นห้องประชุม ห้องทำงาน พื้นที่ทำงานร่วมกัน และห้องสัมมนาออนไลน์ โดยสถานที่ต่างๆ ทั้งหมดนี้เต็มไปด้วยเทคโนโลยีความเร็วสูงและนวัตกรรมใหม่ล่าสุด ส่วนหนึ่งของการออกแบบดังกล่าว คือ โต๊ะทำงานแบบนั่ง-ยืน ที่ท้าทายการนั่งเป็นเวลานานๆ ซึ่งพิสูจน์แล้วว่าเป็นอันตรายต่อสุขภาพ

    ปัจจุบัน พื้นที่ทำงานที่สอดรับกับพฤติกรรมการทำงานแบบใหม่ๆ อันทันสมัย มุ่งหวังที่จะจัดสรรให้เหมาะกับกิจกรรมที่ทำ เพื่อช่วยเพิ่มสมาธิและพัฒนาการทำงานร่วมกันระหว่างทีมงาน การออกแบบสถานที่ทำงานดังกล่าวต้องการที่จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับองค์กร ในขณะที่ทำให้พนักงานรู้สึกถึงความยืดหยุ่น รวมทั้งสรรค์สร้าง “โอกาสดีๆ” ด้วยการออกแบบ

    ในแต่ละวัน คุณจะได้นั่ง (หรือยืน) ติดกับใครสักคนที่ไม่ใช่คนเดิม จากนอกหน่วยงาน หน่วยธุรกิจ หรือทีมของคุณ เส้นทางไปยังโต๊ะทำงานหรือไปดื่มกาแฟจะไม่ใช่เส้นทางเดิม นั่นจะช่วยเพิ่มโอกาสที่จะได้พบปะผู้คนทั่วทั้งองค์กรโดยไม่ได้วางแผนไว้ล่วงหน้า

    ภายใต้แนวทาง ABW มีโอกาสสำหรับหน่วยงานตรวจสอบภายในหรือไม่

    ความสามารถในการตรวจสอบภายใน (Internal Audit) จะเพิ่มสูงขึ้นได้จากความรู้ทางธุรกิจและทางวิชาชีพรวมทั้งความสัมพันธ์เชิงวิชาชีพ ภายใต้แนวทาง ABW มีโอกาสที่จะใช้ประโยชน์จากการออกแบบ ความใกล้ชิดระหว่างบุคคล และธรรมชาติโดยปกติวิสัยของมนุษย์ด้านสังคม

    แนวทาง ABW มีหลักเกณฑ์บางอย่าง ซึ่งเป็นส่วนสำคัญไม่แพ้ส่วนประกอบทั้งหมดในสังคม บนพื้นฐานของการเคารพซึ่งกันและกันและลักษณะของความเป็นชุมชนในที่ทำงาน ได้แก่ การทำความสะอาดโต๊ะทำงานประจำวัน ไม่พูดคุยเสียงดัง เคารพสถานที่ทำงาน ไม่รับประทานอาหารกลางวันที่โต๊ะทำงาน และใช้ผังการออกแบบเพื่อเพิ่มผลผลิตอย่างเต็มที่ ดังนั้น หากคุณใช้โต๊ะทำงานแบบนั่ง-ยืน อย่าเอาแต่นั่ง (จะได้เกิดประโยชน์ต่อสุขภาพ) และถ้าคุณชอบที่จะนั่งมากกว่า ให้ไปหาทำเลอื่น แล้วปล่อยโต๊ะทำงานแบบนี้ว่างไว้ให้กับผู้อื่น

    อย่างไรก็ตาม การที่เรารับเอาแนวทาง ABW มาใช้นั้น ยังปรากฏหลักเกณฑ์ที่ไม่ได้บันทึกไว้ และในไม่ช้าจะทวีความสำคัญ ซึ่งอาจเบี่ยงเบนออกไปจากหลักการพื้นฐานที่สำคัญของแนวทาง ABW โดยหัวใจสำคัญ คือ แนวทาง ABW สนับสนุนความเชื่อที่ว่าที่ๆ คุณนั่งหรือที่ๆ คุณทำงานไม่ได้มีความสำคัญใดๆ ในกรณีเช่นนี้ ยังกำจัดความคิดโบราณๆ ว่าจะต้องมองเห็นคุณได้ เพื่อให้ผู้บังคับบัญชารู้สึกสบายใจว่าคุณกำลังทำงานอยู่จริงๆ

    กลุ่มต่างๆ ที่ทำกิจกรรมร่วมกันถือว่าเป็น “ชุมชนย่อยๆ” ทั้งห้องทำงาน พื้นที่ใช้งานร่วมกัน พื้นที่ทำงานชั่วคราว หรือห้องพักผ่อน จัดทำขึ้นบนพื้นฐานดังกล่าว ชุมชนย่อยๆ เป็นแนวคิดหนึ่งของการออกแบบ และเป็นอันตรายในกรณีที่นำชุมชนย่อยๆ ไปใช้ไม่ถูกวิธี คือ นำไปจัดทำผังที่นั่ง โดยบังคับให้ทีมตรวจสอบและทีมกำกับดูแลนั่งอยู่ใน “ชุมชนย่อยๆ” ที่จัดไว้เป็นการเฉพาะ และสร้างทำเลให้กับทีมตรวจสอบภายในโดยปริยาย สิ่งนี้เรียกได้ว่าเป็นการยึดติดกับการออกแบบสถานที่ทำงานแบบดั้งเดิม อย่างไรก็ดี การรับเอาแนวทาง ABW ที่เป็นประโยชน์ช่วยเปิดโอกาสให้ใช้ประโยชน์จากแนวคิดเรื่องชุมชนย่อยๆ เพื่อที่จะปรับปรุงองค์ประกอบของการสื่อสารรวมทั้งความสามารถในการตรวจสอบภายใน

    อ้างถึงบทความในวารสาร Harvard Business Review เรื่องWorkspaces That Move People (Ben Waber, 2014) เน้นย้ำความสำคัญขององค์ประกอบหลัก 3 องค์ประกอบของ Alex Pentland เพื่อความสำเร็จในการสื่อสารที่จะส่งผลต่อศักยภาพของทีม ซึ่งมีความเกี่ยวข้องกับทีมตรวจสอบภายใน ดังนี้

    1. พลังงาน – การมีปฏิสัมพันธ์กับผู้คนโดยรวมมากขึ้น
    2. การมีส่วนร่วม – การมีปฏิสัมพันธ์ภายในทีม
    3. การสำรวจ – การมีปฏิสัมพันธ์กับผู้ที่อยู่ภายนอกทีม

    บุคคลที่มีองค์ประกอบหลัก 3 องค์ประกอบนี้ในระดับที่สูงกว่าจะแสดงศักยภาพที่สูงกว่า ดังนั้นความท้าทายคือการเพิ่มองค์ประกอบหลัก 3 องค์ประกอบนี้ให้กับผู้ตรวจสอบภายใน และการดำเนินการตามแนวทาง ABW ช่วยสนับสนุนสิ่งเหล่านี้อย่างสมบูรณ์แบบ โดยการสรรค์สร้างโอกาส และเพิ่มการมีปฏิสัมพันธ์

    สำหรับการบริหารการตรวจสอบ มีโอกาสที่จะไม่ต้อง “ระวังสิ่งผิดปกติในชุมชน” อีกต่อไป แล้วปล่อยให้ทีมตรวจสอบรับเอาแนวทาง ABW ไปใช้ได้อย่างเต็มที่ ส่งเสริมให้ทีมได้หาทำเลใหม่ๆ ภายในที่ทำงาน เพิ่มองค์ประกอบ 3 องค์ประกอบเพื่อความสำเร็จในการสื่อสาร และตระหนักถึงผลประโยชน์ดังต่อไปนี้

    1. ปรับปรุงความสัมพันธ์เชิงวิชาชีพ
      ผู้ตรวจสอบมีโอกาสที่จะได้พบปะผู้คนภายในองค์กรทุกวัน ที่สำคัญยังรวมถึงผู้คนภายนอกที่ปกติไม่ได้ทำงานร่วมกัน และได้สื่อสารกับผู้คนใหม่ๆ
    2. ปรับปรุงความรู้ทางธุรกิจ
      การรับเอาแนวทาง ABW ช่วยให้ผู้ตรวจสอบได้นั่งข้างๆ และลงมือทำงานร่วมกับพนักงาน รวมทั้งเพิ่มความรู้ทางธุรกิจจากการสร้างโอกาส การมีปฏิสัมพันธ์ และการสื่อสาร
    3. ยกระดับการตรวจสอบภายใน
      การมีปฏิสัมพันธ์ในแต่ละวันกับพนักงานจากหลายหน่วยงาน จะช่วยให้สามารถเปลี่ยนมุมมองเชิงลบต่อพนักงานตรวจสอบภายใน พนักงานตรวจสอบภายในจะไม่ถูกมองว่าเป็น “บุคคลผู้นั่งอยู่บนหอคอยงาช้าง” หรือบุคคลผู้ซึ่งแยกตัวออกจากธุรกิจอีกต่อไป การมีปฏิสัมพันธ์โดยไม่ได้วางแผน อาจเป็นโอกาสสำหรับพนักงานตรวจสอบภายในที่จะได้แบ่งปันคุณค่าจากการตรวจสอบภายในที่มีต่อองค์กรให้กับผู้อื่น

    หรืออาจจะใช้ในอนาคต ถึงเวลาแล้วที่คุณจะเดินออกจากชุมชนเดิมๆ หรือวางแผน และรับเอาผลประโยชน์ที่ซ่อนอยู่ของการออกแบบที่ทำงานสมัยใหม่มาใช้อย่างเต็มที่

    เอกสารอ้างอิง
    Ben Waber, J. M. (2014, October). Workspaces that Move People. Harvard Business Review.

    Read More Insights
  • ดูการสาธิต
    ติดต่อเรา
    ขอข้อมูลเพิ่มเติม