• Audit Management

TeamEWP (Dossiers de travail informatisés)

  • Système de documentation d’audit complet

    Faisant partie de la suite TeamMate intégrée, l’architecture de base de données puissante de TeamMate vous permet de trouver rapidement les informations nécessaires et accroît l’efficacité du processus de documentation et de contrôle.

    Toutes les informations importantes à l’instar des étapes de programmes, des écarts, des remarques, des approbations et de l’historique des modifications sont contenues dans les tables de base de données. Les systèmes de base de données comme TeamMate permettent une utilisation en temps réel, en équipe, facilitent le filtrage et le tri des informations clés et sont plus efficaces que les systèmes basés sur des documents simples.

    Vous pouvez filtrer et trier les informations clés instantanément. Par exemple :

    • Chaque procédure qui « m’est assignée »
    • Chaque procédure « prête pour la révision »
    • Chaque procédure à « risque élevé »
    • Chaque procédure « modifiée après révision »
    • Chaque procédure avec le mot « contrat »

    Le programme de travail TeamEWP permet une approbation individuelle de chaque procédure dans un programme en plusieurs étapes. Cela permet aux membres de l’équipe de travailler sur les différentes étapes dans le même programme de travail et à chaque membre d’approuver électroniquement ses propres étapes.

    Des indicateurs de statut clairs et des fonctions de filtrage de TeamMate permettent aux réviseurs d’identifier facilement et de naviguer vers les zones de travail prêtes pour leur révision.

    Les niveaux d’accès fonctionnel au sein de TeamEWP garantissent des niveaux distincts d’autorisation basés sur votre « rôle » sur un projet spécifique. Par exemple, un préparateur ne peut pas approuver les documents de travail comme étant révisés et un membre de l’équipe en lecture seule peut afficher le fichier de projet mais ne peut pas apporter des modifications.

    TeamEWP inclut des logiciels d’imagerie de pointe, ce qui permet l’incorporation d’images numérisées, de télécopies, de courriels et de photos numériques dans le fichier comme preuves d’audit. Les fichiers Adobe Acrobat (PDF) peuvent également être importés dans le module d’imagerie, ce qui permet de placer les annotations au-dessus les données sous-jacentes.

    TeamTalk : les audits revêtent depuis peu un caractère social

    Afin de faciliter la communication au sein de vos équipes d’audit, TeamMate va plus loin dans l’examen et le suivi d’audit grâce à des fonctionnalités améliorées comme des discussions thématiques, des invitations à plusieurs destinataires, l’attribution des dates d’échéance et des options de confidentialité. Le tout dans une expérience utilisateur nouvelle que nous appelons TeamTalk. En plus des fonctions traditionnelles de révision, vous pouvez entretenir une collaboration sociale renforcée dans le cadre d’un seul audit, de plusieurs audits ou avec toute votre équipe d’audit.

    Référencement croisé efficace

    Un système de référencement croisé point à point efficace relie automatiquement les étapes de votre programme de travail aux résultats d’audit. Connaissez-vous un bon de commande qui n’était pas conforme à la politique de l’entreprise ? Numérisez-le, et il sera automatiquement relié à l’étape d’audit, au compte-rendu détaillé et au rapport de gestion.

    D’autres fonctionnalités de référencement croisé de TeamMate :

    • Référencement automatique de documents de travail à des remarques et descriptions des écarts
    • Liens hypertextes entre toutes les applications
    • Liens hypertextes vers des sites Web, y compris des fichiers stockés en dehors de la base de données, par exemple ACL
    • Créer et lier aux marque-pages

    La génération efficace de rapports 360° dans TeamMate facilite la rédaction automatique en temps réel des écarts, des programmes de travail, des données d’audit et des récapitulatifs de temps dans des documents Microsoft Word préformatés. TeamMate vous permet d’envoyer les documents à la direction pour réponses, dont les détails peuvent ensuite être importés dans les champs appropriés dans le fichier d’audit.

    Intégration avancée de Microsoft Office

    TeamEWP est connu pour son intégration d’applications avancée. Les résultats d’audit sont documentés directement dans des programmes de travail ou à l’intérieur des documents de travail entièrement intégrés à Microsoft Word ou Excel.

    Toutes les fonctionnalités de ces fichiers Microsoft Word sont conservées dans TeamMate et la fonctionnalité supplémentaire d’ajout de références croisées, de marques de pointage, d’écarts, de remarques et d’approbations aux documents est ajoutée par le biais de la barre d’outils avancée de TeamMate.

    Tous les éléments du fichier du projet sont automatiquement cryptés et compressés par TeamMate. Il s’agit des documents de travail de tiers tels que Microsoft Word, Excel, PowerPoint, etc. Vos documents de travail sont en sécurité, qu’ils soient sur votre serveur, PC local ou envoyés par email ou WAN.

    TeamEWP vous permet d’accumuler et de partager facilement les ressources des services et de promouvoir constamment votre méthodologie d’audit à l’aide de modèles et TeamStores.