• Audit Management

การบันทึกงานการตรวจสอบ

  • ระบบการจัดทำเอกสารการตรวจสอบที่สมบูรณ์

    สถาปัตยกรรมฐานข้อมูลที่มีประสิทธิภาพของ TeamMate ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของชุด TeamMate Suite ที่ครบวงจร จะช่วยให้คุณสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและมอบประสิทธิภาพในกระบวนการจัดทำเอกสารและการตรวจสอบ

    ข้อมูลที่สำคัญทั้งหมดจะรวมอยู่ในตารางฐานข้อมูล เช่น ขั้นตอนของโปรแกรม ประเด็นปัญหา บันทึก การลงชื่อ และประวัติการแก้ไข ระบบที่เชื่อมโยงกับฐานข้อมูล เช่น TeamMate จะช่วยให้คุณสามารถใช้งานระบบร่วมกันแบบเป็นทีมตามเวลาจริง เพิ่มความสะดวกในการกรองและจัดเรียงข้อมูลที่สำคัญ และมอบประสิทธิภาพที่เหนือกว่าระบบทั่วไปซึ่งเชื่อมโยงกับเอกสารเป็นหลัก

    ช่วยให้คุณสามารถกรองและจัดเรียงข้อมูลที่สำคัญได้ทันที ตัวอย่างเช่น

    • ทุกขั้นตอน "ที่มอบหมายให้ฉัน"
    • ทุกขั้นตอน "ที่พร้อมสำหรับการตรวจสอบ"
    • ทุกขั้นตอน "ที่มีความเสี่ยงสูง"
    • ทุกขั้นตอน "ที่ได้รับการแก้ไขหลังจากการตรวจสอบ"
    • ทุกขั้นตอนที่มีคำว่า "สัญญา"

    แผนงานของ TeamEWP ช่วยให้แต่ละคนสามารถลงชื่อในแต่ละขั้นตอนภายในแผนงานที่ประกอบด้วยหลายขั้นตอนได้ ซึ่งจะช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถทำงานในขั้นตอนต่างๆ ในแผนงานเดียวกัน และแต่ละคนลงชื่อแบบอิเล็กทรอนิกส์ในขั้นตอนของตนเองได้

    ธงสถานะที่ชัดเจนและคุณลักษณะการกรองของ TeamMate ช่วยให้ผู้ตรวจสอบสามารถระบุและนำทางอย่างง่ายดายไปยังพื้นที่การทำงานต่างๆ ที่พร้อมสำหรับการตรวจสอบ

    ระดับการเข้าถึงตามหน้าที่การทำงานภายใน TeamEWP มอบระดับการอนุญาตที่แตกต่างกันตาม "บทบาท" ของคุณในโครงการที่ได้รับมอบหมาย ตัวอย่างเช่น ผู้จัดเตรียมจะไม่สามารถลงชื่อในเอกสารการทำงานขณะที่ถูกตรวจสอบ และสมาชิกทีมงานที่อ่านอย่างเดียว สามารถดูไฟล์โครงการ แต่ไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้

    TeamEWP ประกอบด้วยซอฟต์แวร์รูปภาพที่ทันสมัย ซึ่งช่วยให้สามารถรวมรูปภาพที่สแกน แฟกซ์ อีเมล และภาพถ่ายดิจิทัลเข้าไว้ในไฟล์เพื่อเป็นหลักฐานการตรวจสอบ นอกจากนี้ ยังสามารถนำเข้าไฟล์ Adobe Acrobat (PDF) มาไว้ในโมดูลภาพ ทำให้สามารถวางคำอธิบายประกอบไว้บนข้อมูลที่สำคัญข้างต้นได้

    TeamTalk - การตรวจสอบกลายเป็นเรื่องทางสังคม

    เพื่อที่จะอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารกันภายในทีมตรวจสอบของคุณ TeamMate จึงทำการทบทวนการตรวจสอบและการติดตามผลไปยังระดับต่อไปด้วยการทำงานที่เพิ่มสมรรถนะ เช่น การอภิปรายกันอย่างต่อเนื่อง การส่งจดหมายเชิญถึงผู้รับหลายคน การระบุวันครบกำหนด และตัวเลือกในการรักษาความลับ ทั้งหมดนี้รวมอยู่ในประสบการณ์ผู้ใช้แบบใหม่ที่เราเรียกว่า TeamTalk นอกเหนือจากหน้าที่การทำงานด้านการตรวจสอบแบบเดิมแล้ว คุณสามารถทำงานร่วมกันได้มากขึ้นภายในการตรวจสอบเดียว การตรวจสอบข้ามแผนก หรือการทำงานร่วมกันทั้งทีมงานตรวจสอบของคุณ

    การอ้างอิงที่มีประสิทธิภาพ

    ระบบการอ้างอิงแบบจุดต่อจุดที่มีประสิทธิภาพจะเชื่อมโยงขั้นตอนของแผนงานของคุณเข้ากับผลการตรวจสอบโดยอัตโนมัติ คุณพบใบสั่งซื้อที่ไม่สอดคล้องตามนโยบายขององค์กรหรือไม่ สแกนใบสั่งซื้อนั้นเข้าไป และใบสั่งซื้อนั้นจะได้รับการเชื่อมโยงโดยอัตโนมัติไปยังขั้นตอนการตรวจสอบ, การเขียนบรรยายโดยละเอียด และรายงานสำหรับฝ่ายบริหาร

    ความสามารถในการอ้างอิงเพิ่มเติมอื่นๆ ของ TeamMate ประกอบด้วย:

    • การอ้างอิงเอกสารการทำงานโดยอัตโนมัติไปยังบันทึกและการเขียนบรรยายประเด็นปัญหา
    • ไฮเปอร์ลิงก์ทั่วทุกแอปพลิเคชัน
    • ไฮเปอร์ลิงก์ไปยังเว็บไซต์ รวมถึงไฟล์ที่จัดเก็บไว้ภายนอกฐานข้อมูล เช่น ACL
    • การสร้างและการเชื่อมโยงไปยังบุ๊กมาร์ก

    การรายงานแบบ 360° ที่มีประสิทธิภาพของ TeamMate ช่วยอำนวยความสะดวกในการร่างประเด็นปัญหา แผนงาน ข้อมูลประวัติการตรวจสอบ และสรุปเกี่ยวกับเวลาแบบตามเวลาจริงโดยอัตโนมัติเป็นเอกสาร Microsoft Word ที่มีการจัดรูปแบบล่วงหน้า TeamMate ช่วยให้คุณสามารถส่งเอกสารไปยังฝ่ายบริหารเพื่อขอคำตอบ จากนั้นสามารถนำเข้ารายละเอียดของคำตอบกลับไปยังฟิลด์ที่เกี่ยวข้องในไฟล์ตรวจสอบได้

    การบูรณาการกับ Microsoft Office ขั้นสูง

    TeamEWP มีจุดเด่นในเรื่องการบูรณาการกับแอปพลิเคชันขั้นสูง ผลการตรวจสอบจะได้รับการบันทึกโดยตรงในรูปเอกสารลงในแผนงานหรือในเอกสารการทำงาน Microsoft Word หรือ Excel ที่รวมเข้าด้วยกันอย่างสมบูรณ์

    หน้าที่การทำงานแบบสมบูรณ์ของไฟล์ Microsoft เหล่านี้มีอยู่ใน TeamMate และความสามารถเพิ่มเติมในการเพิ่มการอ้างอิง เครื่องหมายถูก ประเด็นปัญหา บันทึก และการลงชื่อในเอกสารต่างๆ ทั้งหมดนี้ได้รับการเพิ่มเติมเข้าไปโดยอาศัยแถบเครื่องมือขั้นสูงของ TeamMate

    องค์ประกอบทั้งหมดของไฟล์โครงการจะได้รับการเข้ารหัสและบีบอัดแบบอัตโนมัติโดย TeamMate ซึ่งรวมถึงเอกสารการทำงานของบุคคลที่สาม เช่น Microsoft Word, Excel, Powerpoint เป็นต้น เอกสารการทำงานของคุณจะมีความปลอดภัย ไม่ว่าจะอยู่ในเซิร์ฟเวอร์ของคุณ คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล หรือที่ใดก็ได้ในอีเมลหรือจุดผ่านของ WAN

    TeamEWP ช่วยให้คุณสามารถรวบรวมและแบ่งปันความรู้ในฝ่ายได้อย่างง่ายดาย และสนับสนุนระเบียบวิธีการตรวจสอบของคุณอย่างสม่ำเสมอ โดยใช้ แม่แบบและ TeamStores